Львиная доля бухгалтерских ошибок происходит еще на этапе составления первичных учетных документов или переноса данных. Этот так называемый «человеческий фактор» или ошибки «по запарке» знакомы практически каждому бухгалтеру. Коварство таких ошибок в том, что обнаруживаются они, как правило, только при составлении отчетности. Найдите и исправьте их заранее!

Ошибка 1. Дважды списали со склада

Нередко возникает ситуация, когда по ошибке бухгалтер дважды списывает в производство один и тот же материал. Это приводит к превышению расходов организации. Ошибку легко обнаружить по идентичным датам, проводкам и суммам в совокупности с документом-основанием: лимитно-заборной картой – форма № М-8, требованием-накладной – форма № М-11 или накладной на отпуск материалов на сторону – форма № М-15. Образцы указанных форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а (п. 100 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Примечание. Требования-накладные используют, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами. Лимитно-заборные карты составляют, если в организации установлены лимиты отпуска материалов. Накладные на отпуск материалов на сторону применяют, если материальные ценности отпускают подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям.

Пример 1

В июне 2011 года главный бухгалтер обнаружила, что детали, отпущенные в производство в апреле 2011 года со склада на основании накладной-требования, были учтены дважды. В бухгалтерской программе учета нашлись две одинаковые записи на одну и ту же сумму, датированные одним числом:

Дебет 20 Кредит 10

– отпущены детали в производство;

Дебет 20 Кредит 10

– отпущены детали в производство.

В обосновании отпуска деталей в производство значилось одно и то же требование-накладная.

В чем ошибка

Дважды учтена одна и та же хозяйственная операция.

Как исправить

Многие бухгалтеры, желая исправить подобную ошибку, делают обратную проводку. Такое исправление некорректно.

Правильнее будет аннулировать лишнюю проводку по методу «красное сторно». Это типичный способ исправления ошибок в корреспонденции счетов. При этом неправильная проводка записывается со знаком минус.

Примечание. Ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010, утв. приказом Минфина России от 28 июня 2010 г. № 63н).

В приведенном примере 1 исправительная проводка будет выглядеть так:

Дебет 20 Кредит 10

– сторнирована неверная запись.

Примечание. Изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам (после ее утверждения), производятся в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных (п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Ошибка 2. Не учли хозяйственную операцию

Ситуация, когда бухгалтер впопыхах забывает внести в программу какую-нибудь хозяйственную операцию, встречается довольно часто. Обнаруживаются такие ошибки, только когда не сходится отчетность или в последующих периодах.

Примечание. Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется:

1) записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка);

2) путем пересчета сравнительных показателей бухгалтерской отчетности за отчетные периоды, отраженные в бухгалтерской отчетности организации за текущий отчетный год, за исключением случаев, когда невозможно установить связь этой ошибки с конкретным периодом либо невозможно определить влияние этой ошибки накопительным итогом в отношении всех предшествующих отчетных периодов.

Пересчет сравнительных показателей бухгалтерской отчетности осуществляется путем исправления показателей бухгалтерской отчетности, как если бы ошибка предшествующего отчетного периода никогда не была допущена – ретроспективный пересчет (п. 9 ПБУ 22/2010, утв. приказом Минфина России от 28 июня 2010 г. № 63н).

Пример 2

В июне 2011 года бухгалтер обнаружил, что в феврале 2011 года не учел аванс, уплаченный за аренду производственного помещения.

В чем ошибка

Хозяйственная операция не учтена в регистрах бухгалтерского учета.

Как исправить

Для того чтобы исправить подобную ошибку, нужно сделать дополнительные проводки на сумму хозяйственной операции.

Возвращаясь к примеру 2, чтобы исправить ошибку, нужно сделать следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 60

– расходы на аренду производственного помещения отнесены на издержки обращения;

Дебет 19 Кредит 60

– выделен НДС из суммы арендной платы за февраль;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– НДС предъявлен к вычету.

Примечание. Ошибка отчетного года, выявленная после окончания этого года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года – года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность (п. 6 ПБУ 22/2010, утв. приказом Минфина России от 28 июня 2010 г. № 63н).

Ошибка 3. Учли не в том периоде

Еще одна достаточно распространенная ошибка на рубеже отчетных периодов – это отражение хозяйственной операции не в том периоде, к которому она относится.

Пример 3

В июне 2011 года главный бухгалтер обнаружил ошибку. В мае 2011 года организация произвела предоплату техобслуживания контрольно-кассовой техники за период с мая по июль 2011 года включительно. В том же месяце бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– оплачено техническое обслуживание ККТ за период май – июль 2011 года;

Дебет 44 Кредит 60

– стоимость техобслуживания ККТ отнесена на издержки обращения;

Дебет 19 Кредит 60

– отражена сумма НДС по техобслуживанию ККТ;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– сумма НДС предъявлена к вычету.

В чем ошибка

Предоплата за июль учтена в составе расходов за II квартал. НДС по этим расходам предъявлен к вычету.

Как исправить

Сумму предоплаты за июль нужно отразить как расходы будущих периодов в конце II квартала. Сумму НДС по этим расходам в мае предъявлять к вычету нельзя.

Чтобы исправить эту ошибку, нужно сделать в июне следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 60

– сторнирована сумма, излишне включенная в расходы II квартала;

Дебет 97 Кредит 60

– затраты на техобслуживание ККТ за июль включены в расходы будущих периодов;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– уменьшена сумма НДС, предъявленная к вычету.

Все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием платежных карт обязаны применять контрольно-кассовую технику. Однако из этого правила есть исключения. Так, отказаться от использования ККМ можно, если Вы оказываете услуги населению (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ), и они присутствуют в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОКУН), утвержденном Постановлением Госстандарта от 28 июня 1993 г. № 163. Так как вид Вашей деятельности содержится в ОКУН, Вы вправе не использовать ККМ при расчетах с населением. Однако вместо кассового чека в этом случае Вы должны выдавать своим клиентам бланк строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности для организаций и индивидуальных предпринимателей, оказывающих населению правовые услуги, Минфином не утверждены. Поэтому Вы вправе самостоятельно разработать бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться все необходимые реквизиты (информационное письмо Минфина от 22 августа 2008 г.). Например, можно взять за основу товарный чек и дополнить его «недостающими» данными. Полный перечень реквизитов, которые должен содержать БСО, установлен в п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утверждено постановлением правительства от 5 мая 2008 г. № 359).

Освобождение от применения ККМ распространяется только на оказание услуг населению, то есть гражданам, в том числе имеющим статус индивидуального предпринимателя (п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16). Соответственно, при оказании услуг для ИП можно обойтись без кассового чека, а вот при расчетах с организациями Вы обязаны применять контрольно-кассовую технику.

Бланк строгой отчетности в этой ситуации заменяет выдачу кассового чека. Выдавать его Вы обязаны каждому клиенту. За невыдачу этого документа Вас могут привлечь к административной ответственности. Несмотря на то, что в статье 14.5 КоАП напрямую не предусмотрена ответственность за невыдачу бланка строгой отчетности, согласно постановлению Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16, индивидуальные предприниматели несут ответственность за осуществление наличных денежных расчетов без применения ККМ. При нарушении этого правила штраф составит от 3000 до 4000 рублей.